Dokumentationswesen

Hinweise zur Akteneinsicht

Das Bayerische Landesamt für Denkmalpflege steht Anträgen auf Akteneinsicht, die ein wissenschaftliches oder denkmalfachliches Anliegen haben, grundsätzlich aufgeschlossen gegenüber. Denn Forschung zu Fragen der Denkmalpflege liegt auch im Interesse des Landesamtes.

Entsprechend dem Grundsatz des Amtsgeheimnisses, den Bestimmungen des Datenschutzes und dem Urheberrecht dürfen die ausschließlich zum Dienstgebrauch angelegten Akten und andere Informationsbestände jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen zugänglich gemacht werden. So enthalten diese oftmals urheberrechtlich geschützte Berichte und Dokumentationen oder personenbezogene Daten, die für eine unbefugte Einsicht weder geeignet noch bestimmt sind.

Laut §9 der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) darf Auskunft oder Akteneinsicht, die nicht ausschließlich Angelegenheiten des Antragstellers zum Gegenstand hat, nur gewährt werden, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Nicht gewährt werden darf sie, wenn besondere Rechts- und Verwaltungsvorschriften, das öffentliche Interesse oder überwiegende Interessen Dritter entgegenstehen.

Die Einsicht für Verfahrensbeteiligte ist in Art. 29 des Bayerischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (BayVwVfG), die Akteneinsicht im Wege der Amtshilfe in Art. 4 ff. geregelt.

Ferner ist darauf hinzuweisen, dass die Arbeitsfähigkeit des Landesamtes von der steten Verfügbarkeit seiner Akten abhängig ist und die Mitarbeiter der Registraturen sowie der Dokumentations-, Plan- und Bildarchive neben ihrer archivischen Tätigkeit vorrangig amtsinterne Anfragen zu erledigen haben. Unter Berücksichtigung der vorhandenen personellen Kapazitäten können externe Anfragen daher nur entsprechend der denkmalfachlichen Relevanz des Anliegens bearbeitet werden.

Unter folgenden Voraussetzungen kann Akteneinsicht bewilligt werden:

Der Antragsteller muss ein wissenschaftliches oder fachübergreifend vertieftes Interesse an der Akteneinsicht durch eine kurze Beschreibung seines Vorhabens nachweisen. Studierende bei Recherchen für Abschlussarbeiten und Doktoranden legen zusätzlich eine Bestätigung ihres Hochschullehrers vor.

Akteneinsicht kann nur gewährt werden, wenn personenbezogene oder denkmalrechtlich geschützte Daten davon nicht betroffen sind oder, im ersten Fall, eine schriftliche Einwilligung der betroffenen Personen vom Antragsteller beigebracht wird.

Der Antragsteller muss eine schriftliche Einwilligung des gegenwärtigen Denkmaleigentümers vorlegen, in der dieser der Einsichtnahme in Ortsakten, die das ihm gehörende Denkmal betreffen, zustimmt. Sofern der Antragsteller im Auftrag des Denkmaleigentümers Einsicht nimmt, ist dessen Auftragsbestätigung erforderlich.

Akten des Landesamtes können grundsätzlich nicht entliehen werden. Die bewilligte Einsichtnahme findet ausschließlich unter Aufsicht statt. Die Anfertigung von analogen wie digitalen Kopien/Reproduktionen ist erlaubnispflichtig.

Der Antragsteller muss dem Bayerischen Landesamt für Denkmalpflege ein Exemplar der wissenschaftlichen Arbeit, der die Einsicht dient, kostenlos überlassen.

Der Antragsteller verpflichtet sich, die ihm zur Einsichtnahme bewilligten Akten ausschließlich unter wissenschaftlichen Gesichtspunkten auszuwerten und personenbezogene Daten, die versehentlich zur Einsicht gelangt sind, geheim zu halten. In Zweifelsfällen muss die Zustimmung der rechtlich Betroffenen (zum Beispiel Urheberrecht) eingeholt werden. Darüber hinaus verpflichtet sich der Antragsteller, den Freistaat Bayern und seine Bediensteten von sämtlichen Ansprüchen freizustellen, die gegen diese wegen einer unbefugten Verbreitung amtsinterner Informationen von Dritten erhoben werden.

Bitte verwenden Sie zur Akteneinsicht das Formular mit dem Antrag auf Einsicht in Akten des Bayerischen Landesamtes für Denkmalpflege.